ניהול זמן - טיפים של עשה ואל תעשה 

הצורה שאנחנו מתייחסים לזמן שלנו נמנית על ההרגלים המאוד חזקים שלנו. אם אנחנו רגילים להגיע בזמן לכל מקום ולא לדחות משימות ל"מחר", אז נרגיש מאד לא בנוח אם נאלץ לחרוג ממנהגנו. גם ההיפך נכון: אם אנחנו רגילים "לקחת את הזמן" אז נרגיש מאד לא בנוח אם ניאלץ לעמוד בנסיבות שאינן מאפשרות לנו לעשות כך.

שינוי היחס שלנו לזמן יקרה רק כאשר יש לכך סיבה טובה מאד. למשל, אם נדע שאם לא נסיים משימה בזמן, אז זה יחייב אותנו לבצע עוד סדרת משימות שאנחנו יכולים להימנע ממנה אם רק נזדרז, אם נדע שאנחנו פוגעים באנשים אחרים, חשובים לנו, כאשר אנחנו מאחרים או אם נדע שהמחיר של האיחור הוא מחיר שאנחנו לא מוכנים לשלם יותר, כגון, פחות זמן עם המשפחה, פיטורין חוזרים ממקומות עבודה וכד'.

כשאנחנו מחליטים לנהל את הזמן שלנו בצורה שונה, או בעצם לנהל את עצמנו בצורה שונה ביחס לזמן, זה אומר שהגענו לנקודה שבה אנחנו לוקחים אחריות על נושא זה בחיינו.

כאשר הגענו לנקודה זו, נוכל לבחור בין שיטות רבות לניהול זמן, שחלקן מקורן במחקרים אקדמיים ואחרות מקורן בחכמת ההמונים, בכל מקרה ישנן שיטות רבות שנוכל לבחור מביניהן.

בשורות הבאות אציג מספר שיטות לניהול עצמי ביחס לזמן.

עשה:

• כל שיטה לניהול זמן מתחילה מרשימת משימות. הקדישו זמן להכנת רשימה כזו שכוללת משימות מכל תחומי החיים: עבודה, משפחה, בריאות, פנאי ועוד. את הרשימה אפשר להכין לתקופה ארוכה של חודשים או שבועות או לתקופה קצרה יותר, למשל שבוע. הרשימה חייבת להיות מעודכנת.
• תיעדוף המשימות ושיבוץ בזמנים מתאימים.
שיבוץ לפי חשיבות המשימה ודחיפותה הוא שיטה מצוינת לשבץ את המשימה בזמן המתאים לביצועה. שאלו את עצמכם האם המשימה חשובה? האם המשימה דחופה? זה המפתח לשיבוץ בזמנים.
אפשר לשבץ משימות לפי מידת ההשפעה שיש למשימה על המשימות אחרות, על הישגים ותוצאות. ישנן משימות אסטרטגיות, שאם נבצע אותן זה ישפיע לטובה על הרבה דברים אחרים. את המשימות האלה נרצה לשבץ בזמן הקרוב ולא לדחות את ביצוען.
• חלקו משימות גדולות למשימות קטנות יותר. יש לנו נטייה לדחות משימות גדולות בגלל שהן מאיימות. אם תחלקו את המשימה הגדולה למשימות קטנות תמצאו שאתם דוחים פחות משימות.

אל תעשה:

• אל תעשו את הכול בעצמכם! אם אפשר להאציל סמכויות או לוותר על משימות שאתם עושים מתוך הרגל וכבר אינן נחוצות, הקדישו לכך זמן ומחשבה. לטווח הארוך זה ישתלם לכם.
• אל תעשו מספר משימות מורכבות בו זמנית. בצורה זו גם כל משימה תיקח לכם יותר זמן וגם איכות התוצאות בכל משימה תיפגע.
• אל תדחו למחר מה שאתם יכולים לעשות עכשיו. דחינו, הסיכוי שנשכח לבצע את המשימה או שנמשיך לדחות אותה גדל.

לסיכום, כאשר החלטתם לקחת אחריות על הזמן שלכם, בחרו שיטה והתחייבו אליה. ישמו אותה במועדים קבועים והתמידו!

בהצלחה!